Meerdere O&O-projecten beheren over WBSO-tijdvakken heen

Een innovatiemanager bij een 80-persoons industrieel techbedrijf heeft negen actieve O&O-projecten in drie verschillende WBSO-tijdvakken. Sommige lopen door van vorig jaar. Twee zijn nieuw in dit tijdvak. Eén werd goedgekeurd maar liep tegen technische obstakels aan. Een ander werd vroeg afgerond. Dit alles beheren via e-mail en een gedeelde spreadsheet is een parttime baan geworden.

Het multi-projectbeheerprobleem

WBSO is ontworpen rond individuele projecten, maar de meeste bedrijven voeren meerdere projecten tegelijkertijd uit. De uitdaging vermenigvuldigt zich over drie aanvragtijdvakken per jaar: je moet bijhouden welke projecten actief zijn in welk tijdvak, wat de status van elke aanvraag is, hoeveel uren elk project verbruikt, en wanneer projecten overgaan naar een volgend tijdvak.

Een projecttaxonomie opzetten

Begin met een duidelijk projectregister: één plek waar alle O&O-projecten zijn opgenomen met hun WBSO-referentiecodes, de tijdvakken waarin ze actief zijn, hun huidige status en de kerntech­nische vragen die ze onderzoeken.

• Projectnaam en interne code
• WBSO-projectreferentie (toegewezen bij aanvraag)
• Actieve tijdvakken
• Huidige status: concept, ingediend, goedgekeurd, actief, afgerond, gepauzeerd
• Toegewezen O&O-medewerkers en geschatte uren per tijdvak
• Kerntech­nische onzekerheid (samenvatting in één zin)

Projectovergangen beheren

Projecten passen niet altijd netjes in tijdvakken van vier maanden. Een project dat in de januariperiode is goedgekeurd, loopt mogelijk door tot mei. Deze overgangen vereisen aandacht: het doorlopende project moet worden opgenomen in de volgende aanvraag, met een bijgewerkte beschrijving als de scope of onderzoeksvragen zijn geëvolueerd.

De kwartaalritme van multi-tijdvakbeheer

Bedrijven die multi-project WBSO goed beheren, bouwen een kwartaalritme: in de drie weken vóór elke deadline worden alle actieve projecten beoordeeld, worden beschrijvingen van doorlopende projecten bijgewerkt, nieuwe projecten toegevoegd en afgeronde verwijderd. De continue onderhoud kost minder dan de reconstructie wanneer dingen niet zijn bijgehouden.