Hoe O&O-managers bij scale-ups WBSO beheren zonder admin-personeel

Een hoofd engineering bij een 35-persoons scale-up in Rotterdam beheert zes directe rapporten, is eigenaar van de technische roadmap, interviewt drie kandidaten per week en moet drie WBSO-aanvragen per jaar indienen. Hij heeft geen admin-assistent. Hij heeft geen dedicated innovatiemanager. WBSO is één item op een zeer lange lijst.

De beperking is tijd, niet complexiteit

Scale-up O&O-managers die WBSO goed beheren, delen één kenmerk: ze hebben het proces zo klein mogelijk gemaakt terwijl het betrouwbaar blijft. Ze proberen geen geavanceerd WBSO-beheersysteem te bouwen. Ze proberen te zorgen dat aanvragen correct en op tijd worden ingediend, drie keer per jaar, zonder heroïsche inspanning elke periode.

Het minimaal levensvatbare systeem

Het lichtst mogelijke systeem dat betrouwbaar goede WBSO-aanvragen produceert, heeft vier componenten. Ten eerste een projectlijst. Ten tweede tijdregistratie met projectcodes — engineers loggen tijd tegen projectcodes die overeenkomen met WBSO-referenties. Ten derde een beschrijvingsbibliotheek — goedgekeurde beschrijvingen uit voorgaande perioden. Ten vierde deadlinekalenderinvoeren — drie terugkerende herinneringen per jaar.

• Januariaanvraag: agendaherinnering 10 december
• Meiaanvraag: agendaherinnering 10 april
• Septemberaanvraag: agendaherinnering 10 augustus

De driewekenpreparing sprint

Wanneer de herinnering afgaat, besteedt de O&O-manager de eerste week aan het beoordelen welke projecten doorgaan, welke nieuw zijn en welke zijn afgerond. Week twee is voor het schrijven of bijwerken van beschrijvingen. Week drie is voor review en indiening. Totale tijd: acht tot twaalf uur verspreid over drie weken.

Wat gedelegeerd kan worden vs. wat bij de O&O-manager blijft

Het technische oordeel — welke projecten kwalificeren, hoe onzekerheid te kadreren — blijft bij de O&O-manager. Dat oordeel kan niet worden gedelegeerd aan iemand zonder O&O-context. Maar de mechanica — de uurexport uitvoeren, de aanvraag formatteren, indienen via het RVO-portaal — kan worden afgehandeld door een officemanager of operationsmedewerker met een beknopte instructie.