Een 30-persoons SaaS-bedrijf in Amsterdam gebruikte al vier jaar dezelfde WBSO-adviseur. De afspraken werkten: aanvragen werden op tijd ingediend, de meeste projecten werden goedgekeurd en de O&O-manager hoefde er niet veel over na te denken. De jaarlijkse kosten bedroegen circa €6.000. Niemand had berekend of dat nog steeds de juiste beslissing was.
De aanleiding
De financieel directeur nam de WBSO-advieskosten op in een jaarlijkse leveranciersreview. Toen ze zag dat er €6.000 per jaar naar een adviseur ging wiens werk voornamelijk bestond uit twee vergaderingen van twee uur, wat e-mails en drie ingediende aanvragen, vroeg ze de O&O-manager of dit echt nodig was. Het eerlijke antwoord was: waarschijnlijk niet.
Hoe de transitie eruitzag
De O&O-manager begon met het opvragen van kopieën van alle eerder ingediende en goedgekeurde WBSO-projectbeschrijvingen. Het bedrijf ontwikkelt software voor supply chain optimalisatie — voornamelijk algoritmisch werk rond routing, voorraadbeheer en vraagprognose. De goedgekeurde beschrijvingen gebruikten consistente patronen die gemakkelijk te modelleren waren.
Voor de eerste zelfstandige aanvraag gebruikte de O&O-manager de vorige goedgekeurde beschrijvingen als sjablonen, werkte ze bij voor de projecten van de huidige periode en diende direct in via het RVO-portaal. Het proces kostte circa zes uur verspreid over twee sessies. Het werd goedgekeurd zonder vragen.
Wat er veranderde na het eerste jaar
In het tweede jaar was het proces aanzienlijk sneller. De O&O-manager had de structuur geïnternaliseerd en had een bibliotheek opgebouwd van goedgekeurde beschrijvingen voor de algoritmische domeinen waaraan het bedrijf werkte.
- Besparing jaar 1: circa €5.500 (advieskosten minus interne tijdkosten)
- Besparing jaar 2: circa €5.800 (interne tijdkosten daalden naarmate het proces rijpte)
- Extra voordeel: O&O-manager begreep WBSO nu diep genoeg om projecten te identificeren die de vorige adviseur had gemist
De onverwachte bevinding
Bij het doornemen van de eerdere aanvragen vond de O&O-manager twee projecten die voor WBSO hadden gekwalificeerd maar nooit waren opgenomen. Een nieuw data-anonimiseringsframework en een compressie-algoritme-optimalisatieproject waren allebei over het hoofd gezien. Het interne reviewproces ving deze projecten voortaan betrouwbaarder op dan de adviseur had gedaan.
Klaar om je concurrenten te volgen?
WBSO.io monitort automatisch websites, e-mails en social media van je concurrenten — en levert gestructureerde intelligence rechtstreeks in je inbox.