Een auditaankondiging van de RVO arriveerde bij een 40-persoons softwarebedrijf drie jaar nadat hun WBSO-aanvraag was goedgekeurd. Het project was legitiem, het O&O was echt — maar de urenadministratie stond in een spreadsheet die niemand had aangeraakt, met hiaten en inconsistenties die weken kostten om uit te leggen. Ze behielden hun credits, maar het kostte veel tijd en stress.
Wat een audit uitlokt
De RVO voert zowel steekproefsgewijze als gerichte audits uit. Steekproeven treffen elk jaar een percentage van goedgekeurde aanvragen. Gerichte audits zijn waarschijnlijker wanneer aanvragen plotselinge stijgingen in geclaimde uren laten zien, wanneer projectbeschrijvingen sterk veranderen zonder toelichting, of wanneer de verhouding tussen geclaimde O&O-uren en totale personeelsomvang ongewoon hoog lijkt.
De vier dingen die auditors controleren
Een RVO-audit richt zich op vier gebieden. Ten eerste urenstaten — urenregistraties die tonen welke medewerkers aan welke WBSO-projecten hebben gewerkt, wanneer en hoe lang. Ten tweede controleren auditors of het daadwerkelijk uitgevoerde werk overeenkomt met de goedgekeurde projectbeschrijvingen. Ten derde verifiëren ze of medewerkers die WBSO-uren hebben gelogd daadwerkelijk in dienst waren. Ten vierde beoordelen ze mogelijk of het beschreven technische werk inderdaad O&O vormt.
Audit-ready documentatie opbouwen
De meest voorkomende auditfout is dat urenadministratie ontbreekt, onvolledig is, of niet te koppelen is aan specifieke WBSO-projecten. Bouw een systeem dat dit gedurende de periode vastlegt, niet achteraf. Elke medewerker die werkt aan WBSO-projecten moet minstens wekelijks uren loggen met vermelding van het project.
- Tijdregistraties moeten verwijzen naar specifieke WBSO-projectnamen of -codes
- Registraties moeten O&O-uren onderscheiden van niet-kwalificerende uren op hetzelfde project
- Alle registraties moeten exporteerbaar en voorzien van tijdstempel zijn
- Bewaar registraties minimaal vijf jaar na de betreffende periode
Hoe goede urenadministratie eruitziet
De RVO schrijft geen specifiek format voor, maar auditors reageren positief op registraties die tonen: naam medewerker, datum, projectreferentie, gewerkte uren en een korte omschrijving van de kwalificerende activiteit. "Onderzoek naar transformerarchitectuur-prestaties op sparse klinische datasets — 4u" is beter verdedigbaar dan "O&O — 4u".
Wat te doen bij een auditaankondiging
Verzamel alle documentatie uit de periode: urenadministratie, projectbeschrijvingen, correspondentie over de aanvraag, technische rapporten of onderzoeksnotities. Reageer snel op verzoeken van de RVO. De meeste audits lopen zonder problemen af wanneer de documentatie volledig is.
Klaar om je concurrenten te volgen?
WBSO.io monitort automatisch websites, e-mails en social media van je concurrenten — en levert gestructureerde intelligence rechtstreeks in je inbox.