Een RVO-auditor arriveert bij een bedrijf dat WBSO vier jaar lang correct heeft geclaimd. Het O&O was echt, de beschrijvingen waren nauwkeurig, de projecten kwalificeerden echt. Maar de urenadministraties staan in een spreadsheet met hiaten, de projectbeschrijvingen staan in verschillende versies verspreid over e-mailthreads en gedeelde mappen, en niemand kan snel de originele ingediende aanvragen vinden. Een audit die een halve dag zou moeten duren, duurt een week.
De vijf documentatiecategorieën
RVO-audits richten zich op vijf categorieën documentatie. Klaar zijn in elke categorie betekent dat een audit snel en zelfverzekerd wordt afgehandeld.
Categorie 1: ingediende aanvragen en goedgekeurde beschrijvingen
Bewaar kopieën van elke ingediende aanvraag en elke RVO-goedkeuringsbrief. Sla ze op een enkele toegankelijke locatie op — niet in e-mail. Bewaar ze minimaal zeven jaar.
Categorie 2: urenadministratie
Dit is waar de meeste audits succesvol of onsuccesvol zijn. Urenadministraties moeten voor elk geclaimd uur tonen: wie het heeft gewerkt, wanneer, aan welk WBSO-project en aan welke kwalificerende activiteit.
- Granulariteit: dagelijkse of wekelijkse tijdregistraties, niet maandelijkse totalen
- Projectkoppeling: elke invoer gecodeerd naar een specifieke WBSO-projectreferentie
- Activiteitbeschrijving: korte notitie over de kwalificerende activiteit (optioneel maar sterk aanbevolen)
- Medewerkerdekking: alle medewerkers die WBSO-uren claimen, hebben registraties
Categorie 3: arbeidsregistraties
Loonlijstregistraties die bevestigen dat geclaimde medewerkers op je loonlijst stonden tijdens de geclaimde perioden.
Categorie 4: technische onderzoeksdocumentatie
Onderzoeksnotities, experimentlogs, prototypedocumentatie, testresultaten en technische rapporten uit de periode zijn bewijs dat het beschreven werk daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Commitgeschiedenissen, labnotebooks, MLflow-experimentregistraties — dit alles ondersteunt je claim.
Categorie 5: continuïteitsdocumentatie voor multi-periodeprojecten
Voor projecten die meerdere perioden beslaan, bewaar je documentatie die de evolutie toont: wat werd in elke periode onderzocht, wat werd opgelost, en welke nieuwe vragen kwamen op. Dit continuïteitsnarratief toont de RVO dat de voortgezette aanwezigheid van het project in meerdere aanvragen echte doorlopende O&O weerspiegelt.
Klaar om je concurrenten te volgen?
WBSO.io monitort automatisch websites, e-mails en social media van je concurrenten — en levert gestructureerde intelligence rechtstreeks in je inbox.