Een precisieproduktiebedrijf in de regio Eindhoven ontwikkelt industriële sensoren, procesmonitoringapparatuur en gespecialiseerd gereedschap voor halfgeleidersfabricage. Op elk moment werkt het O&O-team van 20 personen aan acht tot twaalf verschillende projecten in verschillende stadia van onderzoek, prototypering en validatie. Hun WBSO-beheer was jarenlang een jaarlijkse chaos.
Het startpunt: jaarlijkse chaos
Voor het opzetten van goede systemen besteedde de innovatiemanager twee weken voor elke aanvraagdeadline aan het reconstrueren van wat er de afgelopen vier maanden was gedaan, welke activiteiten kwalificeerden en hoeveel uren elke engineer aan kwalificerend werk had besteed. Urenadministraties bestonden maar waren niet gekoppeld aan projecten.
De eerdere adviseur had geholpen, maar voor €4.500 per tijdvak — €13.500 per jaar — zonder het onderliggende dataprobleem op te lossen.
Een projectregister opbouwen
De eerste stap was een gecentraliseerd projectregister. Elk O&O-project kreeg een WBSO-referentiecode en een samenvatting van één pagina: projectnaam, toegewezen teamleden, technische onzekerheidsomschrijving, startdatum, doeltijdvak en huidige status. Dit ene document verving het verspreide archiveringssysteem.
De urenadministratie repareren
Het productiebedrijf gebruikte een tijdregistratiesysteem voor projectfacturering maar de codes kwamen niet overeen met WBSO-projecten. De oplossing was een eenvoudige mapping: elke WBSO-projectcode werd gekoppeld aan één of meer factureringscode, zodat uren bij export voor WBSO-doeleinden automatisch konden worden toegewezen aan het juiste WBSO-project.
- Wekelijkse herinneringen voor engineers om uren te loggen met WBSO-projectcodes
- Maandelijkse steekproeven om uren op verkeerde codes te vangen
- Periodeafsluiting export en reconciliatie kost nu circa drie uur in plaats van drie dagen
Het resultaat
De innovatiemanager nam WBSO-beheer volledig intern over, waarmee de adviseursrelatie werd beëindigd. De jaarlijkse besparing op advieskosten bedroeg circa €12.000. De tijdsinvestering in het nieuwe systeem — het initieel bouwen, dan onderhouden — was circa drie dagen in het eerste jaar, één dag per jaar daarna.
Klaar om je concurrenten te volgen?
WBSO.io monitort automatisch websites, e-mails en social media van je concurrenten — en levert gestructureerde intelligence rechtstreeks in je inbox.