Hoe WBSO.io drie aanvragtijdvakken beheert in één geïntegreerde workflow

De administratieve uitdaging van WBSO is niet één tijdvak — het is het tegelijkertijd beheren van drie overlappende cycli. Terwijl je uren bijhoudt voor het huidige tijdvak, dien je de aanvraag in voor het volgende tijdvak en controleer je de goedkeuringsstatus van het tijdvak daarvoor. WBSO.io is gebouwd rondom dit drietijdvakenritme.

De drietijdvakenweergave

Het dashboard van WBSO.io toont alle drie jaarlijkse tijdvakken gelijktijdig: het vorige tijdvak (uren gelogd, aanvraag ingediend, goedkeuringsstatus), het huidige tijdvak (uren die zich ophopen, eventuele actieve correspondentie) en het komende tijdvak (voorbereidingsstatus, deadlineaftelling). Deze weergave geeft je een volledig overzicht van waar alles staat zonder van context te wisselen.

De deadlineaftelling is prominent. Drie weken voor de aanvraagdeadline van elk tijdvak markeert WBSO.io automatisch het komende tijdvak als voorbereiding vereisend, stuurt herinneringsmeldingen en toont welke projecten nieuwe beschrijvingen nodig hebben, welke updates nodig hebben en welke ongewijzigd kunnen worden overgedragen.

Projectstatus door de periodecy­clus

Elk project in WBSO.io doorloopt een gedefinieerde statuscyclus: conceptbeschrijving, ingediend ter review, ingediend bij RVO, goedgekeurd, actief (uren worden bijgehouden), wordt afgerond en gesloten. Het platform volgt deze status voor elk project in elk tijdvak.

• Komend tijdvak: beschrijvingen in concept- of reviewstatus
• Huidig tijdvak: projecten in actieve status, uren die worden bijgehouden
• Vorig tijdvak: projecten in goedgekeurde of onder-review-status

Projectcontinuaties beheren

Wanneer een project doorgaat van het ene tijdvak naar het volgende, verwerkt WBSO.io de workflow voor beschrijvingsupdates automatisch. Het vraagt om updates gebaseerd op de vorige beschrijving, toont wat er tijdens de laatste periode is veranderd in het project en genereert een geconcept bijgewerkte beschrijving die de huidige fase van het project weerspiegelt. Je beoordeelt en verfijnt in plaats van herschrijft.

Teamcoördinatie

WBSO.io ondersteunt meerdere teamleden met rolgebaseerde toegang: O&O-managers die projectbeschrijvingen en indieningsbeslissingen bezitten, engineers die uren loggen en beschrijvingen beoordelen op technische nauwkeurigheid, en financiële of operationele medewerkers die leestoegang nodig hebben tot tijdvaksamenvattingen voor budgettering. De workflow routeert taken naar de juiste mensen zonder coördinatie buiten het platform.