WBSO.io uurregistratieanalyse: hoe het werkt en waarom audits sneller verlopen

De meeste WBSO-beheerpijn zit niet in het schrijven van beschrijvingen — het zit in de uren. Urenadministraties moeten compleet zijn, gekoppeld aan specifieke projecten, voldoende gedetailleerd voor audit, en gedurende de hele periode worden bijgehouden in plaats van achteraf te worden gereconstrueerd. De uurregistratieanalyse add-on van WBSO.io pakt dit systematisch aan.

Hoe uurregistratieanalyse werkt

De add-on integreert met gangbare tijdregistratietools — Harvest, Toggl, Jira en andere — en koppelt je bestaande tijdregistraties aan WBSO-projectcodes. Je configureert de mapping eenmalig: welke van je interne projectcodes, taken of tags corresponderen met welke WBSO-projecten. Daarna haalt het systeem tijdregistraties automatisch op en wijst ze toe aan de juiste kwalificerende projecten.

De analyselaag doet meer dan attributie. Het identificeert tijdregistraties die kwalificerend O&O kunnen zijn op basis van de taakomschrijving en projectcontext, en markeert ze ter review. Het identificeert ook invoeren die zijn gelogd op WBSO-projectcodes maar niet-kwalificerende activiteiten lijken te beschrijven — wat je helpt te veel claimen te vangen vóór het een auditprobleem wordt.

De kwalificerend vs. niet-kwalificerend uuranalyse

Een van de meest praktisch nuttige functies is de uitsplitsing kwalificerend/niet-kwalificerend. Niet elk uur op een O&O-project kwalificeert voor WBSO. De analyse beoordeelt je tijdregistraties aan de hand van deze criteria en produceert een uitsplitsing die toont welke uren duidelijk kwalificerend zijn, welke duidelijk niet-kwalificerend en welke in een grijze zone vallen.

• Duidelijk kwalificerend: tijd gelogd op experimenteel werk, algoritme-ontwikkeling, prototypetest met onzekere uitkomsten
• Duidelijk niet-kwalificerend: tijd gelogd op deployment, routinetesten, documentatie, projectmanagement
• Grijze zone: tijd die review vereist van engineer of manager om correct te classificeren

Het auditpakket

Aan het einde van elk tijdvak genereert WBSO.io een auditpakket: een gestructureerd document met totale kwalificerende uren per WBSO-project, uitgesplitst per medewerker en per week, met de onderliggende tijdregistraties bijgevoegd. Dit is het document dat een RVO-auditor verwacht te vinden — en het wordt automatisch gegenereerd uit je bestaande tijdregistratiedata.

De tijdsinvestering om dit te produceren was eerder één tot drie dagen handmatig werk per tijdvak. Met de uurregistratieanalyse is het een review van de geautomatiseerde uitvoer — doorgaans één tot twee uur om gemarkeerde items te controleren.