WBSO.io vs. spreadsheets: de werkelijke kosten van handmatig WBSO-beheer

De meeste Nederlandse bedrijven die WBSO intern beheren, doen dat met spreadsheets. Eén spreadsheet voor projecten, één voor uren, één voor het bijhouden van de aanvraagstatus. Beschrijvingen in Word-documenten opgeslagen in een gedeelde map ergens. Deze aanpak werkt — in de zin dat aanvragen worden ingediend en credits worden geclaimd. De vraag is wat het kost in verhouding tot specifiek gereedschap.

De tijdkosten van handmatig beheer

De gemiddelde tijd voor handmatig WBSO-beheer per aanvragtijdvak, gebaseerd op gesprekken met O&O-managers: vier tot acht uur voor ervaren intern beheerders met goede spreadsheets, acht tot vijftien uur voor minder ervaren beheerders of die met complexere projectportfolio's. Over drie tijdvakken is dat twaalf tot vijfenveertig uur per jaar.

Bij de volledig belaste kosten van een senior O&O-manager van €80–€100 per uur zijn de interne tijdkosten €960–€4.500 per jaar. Dit is normaal gesproken niet zichtbaar als kostenregel — het wordt geabsorbeerd in de werkuren van de manager — maar het is echte opportuniteitskosten.

Het auditrisico bij spreadsheetbeheer

Spreadsheet-beheerde urenadministraties hebben een specifieke kwetsbaarheid: ze zijn gemakkelijk te bewerken en de bewerkingsgeschiedenis wordt niet bewaard. Wanneer een RVO-auditor urenadministraties in een spreadsheet ziet, is hun eerste zorg of de registraties gedurende de periode zijn bijgehouden of voor de audit zijn samengesteld. Registraties die duidelijk contemporain zijn bijgehouden — tijdgestempelde invoeren van een tijdregistratiesysteem — zijn verdedigbaarder dan spreadsheets die vorige week kunnen zijn gewijzigd.

• Spreadsheetrisico: bewerkingsgeschiedenis ontbreekt, contemporaniteit betwistbaar
• Spreadsheetrisico: geen automatische koppeling tussen uren en goedgekeurde projectbeschrijvingen
• Spreadsheetrisico: versiebeheer vereist discipline die vaak ontbreekt
• Platformvoordeel: tijdgestempelde invoeren, projectkoppeling, exporteerbaar auditpakket

Het probleem van gemiste credits

Handmatig beheer is afhankelijk van de grondigheid van degene die het beheert. Projecten die halverwege een periode starten, worden mogelijk gemist. Engineers waarvan de tijdbesteding verandert, worden mogelijk niet bijgewerkt. Nieuwe kwalificerende projecten worden mogelijk niet voor de deadline geïdentificeerd. Het typische gat tussen wat handmatig beheer vastlegt en wat systematisch beheer vastlegt is 10–20% van de potentiële credits.

De nettovergelijking

Voor een bedrijf met €40.000 jaarlijkse WBSO-credit en een senior O&D-manager die twintig uur per jaar besteedt aan handmatig beheer: de kosten van handmatig beheer zijn circa €1.600 aan tijd plus het risico van een audit die extra tijd kost om te verdedigen en de waarschijnlijke mispercentage van 10–15% op potentiële credits. De businesscase voor specifiek gereedschap bij een paar honderd euro per maand is duidelijk voor bedrijven op deze schaal en hoger.