Een Nederlandse techgroep heeft drie entiteiten: een holdingmaatschappij, een werkmaatschappij die software ontwikkelt en een recent overgenomen productbedrijf. Het O&O vindt plaats in alle drie, sommige engineers zijn in dienst bij andere entiteiten dan de projecten waaraan ze werken, en niemand weet zeker welke entiteit wat moet claimen. Dit is een veelvoorkomend probleem voor scale-ups die zijn gegroeid door overnames of herstructurering.
De fundamentele regel: aanvragen zijn per entiteit
WBSO geldt op het niveau van de rechtspersoon. Elke Nederlandse BV of NV vraagt afzonderlijk aan voor haar eigen kwalificerend O&O-werk, op basis van de medewerkers op de loonlijst van die entiteit. Je kunt uren niet samenvoegen over entiteiten heen in één aanvraag.
Dit betekent dat de eerste stap in WBSO-beheer met meerdere entiteiten helderheid is over welke medewerkers op welke loonlijst staan en aan welke O&O-projecten die medewerkers werken.
Veelvoorkomende multi-entiteitsscenario's
- Holdingmaatschappij stelt senior O&O-personeel aan dat over dochtermaatschappijen werkt: uren claimbaar door de holding voor kwalificerend O&O dat zij uitvoert
- Werkmaatschappij heeft alle engineers op de loonlijst en is de primaire O&O-entiteit: eenvoudige aanvraag door één entiteit
- Overgenomen bedrijf heeft eigen loonlijst en O&O-projecten: afzonderlijke aanvraag door de overgenomen entiteit, gecoördineerde timing met de rest van de groep
Dubbele claims vermijden
Dubbele claims — waarbij twee entiteiten dezelfde uren of hetzelfde project claimen — vormen een serieus compliancerisico. Bouw een groepsoverzicht van alle WBSO-aanvragen: welke entiteit dient in, welke projecten, welke medewerkers. Controleer dit voor elk aanvragtijdvak op overlappingen.
Coördineren over entiteiten heen
De praktische oplossing voor de meeste groepen is het aanwijzen van één persoon (doorgaans de groeps-O&O-manager of CFO) als WBSO-coördinator over alle entiteiten. Deze persoon onderhoudt het groepsprojectregister, coördineert timing zodat alle entiteiten voor de relevante deadlines indienen, en beoordeelt aanvragen op consistentie vóór indiening.
Klaar om je concurrenten te volgen?
WBSO.io monitort automatisch websites, e-mails en social media van je concurrenten — en levert gestructureerde intelligence rechtstreeks in je inbox.